ファイルメーカーの「Bento テンプレートエクスチェンジ」で、配布されている、Bento 4 for Mac用テンプレート「Bento 4 ホリデーキット」を試してみました。

３種類の「カード&ラベル」「パーティプランナー」「プレゼントリスト」で構成されています。

「カード&ラベル」は、カードを送る予定の企業や相手をどんどん追加します。

ここで参加の返事をもらった企業や相手をチェックすることも出来ます。

住所横のマップアイコンをクリックすると、Safariが開きGoogleマップで位置情報を確認することが出来ます。

ファイル＞プリントを選択し、参加するとの返事をもらえた相手だけをピックアップして、パーティー当日のラベルを印刷することが出来ます。

送った相手分全てを印刷することなく、参加予定者だけの名札を印刷することが出来るため、受付の負担を軽くすることも出来ます。

「パーティプランナー」では、当日のスケジュールや参加者の管理などを行うことが出来ます。

重要なファイルでは、パーティー案内のパンフレット、会場契約書書類、当日の料理のレシピ、関連ホームページクリップなど、様々なファイルを管理することが出来ます。

パーティーに関わる書類をなんでも登録しておけば、スムーズに計画を進める事が出来ると思います。

Bento内でプレビュー出来る書類もあるため、作業分断を減らす事も出来ます。

メモは、当日の進行スケジュールを組むのに役立ちます。

今回は、出版パーティーという仮定でスケジュールを組んでみました。

挿入＞現在の日付と時刻を使えば、それぞれの進行スケジュールの最終確認日を追加することが出来るため、細かいスケジュール確認作業が出来ます。

こうしたスケジュール確認は、メールで行うと煩雑に成りやすいですが、細かく日付スタンプを入れる事で、確認漏れを防ぐが出来ると思います。

フォームロックを解除して、イメージボックスを追加し、メインとなるゲストの写真を追加したりすることが出来ます。

こうした写真を追加することで、当日、なんらかの理由で進行責任者が変わった場合、写真を挿入しておけば、誰がゲストなのかが分からない担当者でも、スムーズに進行を進めやすくなると思います。

住所横のマップアイコンをクリックすると、Safariが開きGoogleマップで位置情報を確認することが出来るため、参加者が道に迷った場合などの対応を行いやすいと思います。

主催者が、会場周辺に関して詳しくない場合でも対応出来ると思います。

概要は、イベント当日の進行スケジュールの担当者や時間スケジュール調整を行うことが出来ます。

また、招待客リストの管理も行うことが出来ます。

招待客リストは、Mac OS Xのアドレスブックから選択して簡単に追加することが出来ます。

複数選択して「変更と内容を保存」ボタンをクリックすると、直ぐに反映されます。

iCalタスクのToDoリスト管理も行うことが出来ます。

iCal上のデーターから、関連するレコード情報を選択し「変更と内容を保存」ボタンをクリックすると、直ぐに反映されます。

iPhoneのカレンダー情報を使ってToDo管理する場合、パーティープランと紐付け出来るので便利な機能だと思います。

Bento for iPhone/Bento for iPadと同期することで、パーティープラン情報を持ち歩くことが簡単になります。

特にBento for iPadを利用すれば、当日の進行表をノートPCではなくiPad 2を持ちながら行うことが可能になり、かなり強力だと思います。

また、Bento 4 for Macからパーティープランをテンプレート書き出しを行い、当日のスタッフと共有することで紙で印刷した進行表を配る量を減らすことも出来ます。

なお、同期方法については、ファイルメーカーの「Bento テンプレートエクスチェンジ」で公開されているBento for iPhone/iPad用テンプレートを同期する方法を参照して下さい。

「プレゼントリスト」は、パーティー用のプレゼント品の管理を行うことが出来ます。

プレゼント賞品の写真を追加し、当日の受取人名、賞品の提供者名などに加え、候補となる賞品をどこで購入したら一番安いかといった情報を管理することが出来ます。

また、賞品の説明を記入しておくことで、協賛社に失礼のないよう当日説明を行うことが出来ます。

ファイルメーカーの「Bento テンプレートエクスチェンジ」では、世界中の Bento ユーザが実際に使っているテンプレートを閲覧したり、ダウンロードして自分の Bento 4 に読み込んで活用したりすることができます。

すでに 1000 以上のテンプレートが公開されており、自作のテンプレートを Bento 4 からアップロードして世界中に公開することも簡単です。

なお、Mac版のBentoは、30日間使用出来る「Bento 4 for Mac 無料評価版」が配布されています。まだBentoを持っていない人も無料評価版をインストールすれば、Bentoテンプレートエクスチェンジからダウンロードしてテンプレートを試してみることができます。

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